Δημιουργία ομάδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η δημιουργία ομάδων ατόμων για να στείλουμε ένα κοινό email είναι χρήσιμη, ειδικά όταν τα άτομα είναι πολλά και η ανάγκη επικοινωνίας με αυτά συχνή. Το να έχουμε έτοιμη την ομάδα και να μην χρειάζεται να περνούμε μία μία τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις κάθε φορά που θέλουμε να στείλουμε email με το ίδιο περιεχόμενο στα συγκεκριμένα άτομα, μάς γλιτώνει τόσο από χρόνο όσο και από κόπο. 

Στην ανάρτηση αυτή θα δούμε με ποιο τρόπο μπορούμε να το κάνουμε αυτό, χρησιμοποιώντας:

• Το Gmail στον browser που χρησιμοποιούμε.
• Το Outlook στον browser που χρησιμοποιούμε.
• Το Thunderbird, που αποτελεί έναν email client, μέσω του οποίου μπορούμε να πάρουμε ή να στείλουμε email, χωρίς να ανοίξουμε κάποιον browser.

A. Δημιουργία ομάδων στο Gmail

1. Πηγαίνουμε στη διεύθυνση https://www.google.com/. Από εκεί, κάνουμε κλικ στο τετραγωνάκι με τις τελίτσες πάνω δεξιά, και επιλέγουμε Επαφές / Contacts.

2. Πάμε στο μενού αριστερά, και επιλέγουμε Ετικέτες / Labels και Δημιουργία Ετικέτας / Create Label.

3. Ονομάζουμε την ετικέτα μας, και την αποθηκεύουμε, π.χ. Riddles.

4. Πάμε στις επαφές μας, και επιλέγουμε ποιες από αυτές θα αποτελέσουν τη νέα ομάδα μας. Αφού τις επιλέξουμε, τις τραβούμε προς την ετικέτα που μόλις δημιουργήσαμε. 

5. Πλέον όταν θέλουμε να στείλουμε ένα email στα άτομα αυτά, δεν χρειάζεται να τα επιλέξουμε ένα ένα. Αρκεί να επιλέξουμε την ετικέτα Riddles.

Β. Δημιουργία ομάδων στο Outlook.com

1. Πάμε στο https://outlook.live.com, επιλέγουμε New contact και από εκεί New contact list.

2. Δίνουμε ένα όνομα στη νέα μας λίστα-ομάδα, και ακολούθως προσθέτουμε σε αυτήν τις επαφές που επιθυμούμε. Ολοκληρώνουμε, επιλέγοντας Create.

3. Τώρα πλέον μπορούμε να στείλουμε ένα email, το οποίο θα πάρουν όλα τα μέλη της ομάδας. Όποτε θέλουμε να στείλουμε email στα άτομα αυτά, θα επιλέγουμε απλά τη συγκεκριμένη ομάδα.

Γ. Δημιουργία ομάδων στο Thunderbierd

Το Thunderbird είναι μία δωρεάν εφαρμογή ανοικτού κώδικα (open source), ένας email client, που μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο χωρίς να ανοίξουμε κανέναν browser. Μπορούμε να έχουμε μαζεμένους όσους λογαριασμούς email διαθέτουμε, και με ένα άνοιγμα της εφαρμογής να τους ελέγχουμε ταυτόχρονα.

Για να δημιουργήσουμε ομάδες ατόμων, προχωρούμε στα εξής βήματα:

1. Ανοίγουμε το Thunderbird και από το μενού επιλέγουμε Address Book. Ακολούθως, File, New, Mailing List. Ονομάζουμε τη λίστα μας, π.χ. Friends1, και την προσθέτουμε σε ένα από τα ήδη υπάρχοντα folders μας. Αν ο αριθμός των ατόμων που θέλουμε να προσθέσουμε είναι μικρός, μπορούμε να προσθέσουμε τις διευθύνσεις τους στον κατάλληλο χώρο (Type email addresses to add them to the mailing list) και ολοκληρώνουμε με ΟΚ. 
Αν, όμως, τα άτομα που θέλουμε να προσθέσουμε είναι πολλά, επιλέγουμε ΟΚ και προχωρούμε στο βήμα 2. 

2. Πατούμε στο βελάκι του folder που περιέχει τη λίστα μας, έτσι ώστε να εμφανιστεί, και ακολούθως επιλέγουμε My Contacts. Τραβούμε από εκεί τις επαφές που θέλουμε, και τις μεταφέρουμε στη λίστα μας.

3. Αν τώρα θέλουμε να στείλουμε email στα άτομα που περιλαμβάνονται στη λίστα που δημιουργήσαμε, δεν χρειάζεται πλέον να επιλέγουμε μία μία τις ηλεκτρονικές τους διευθύνσεις. Αρκεί να επιλέξουμε Friends1. 

ΤΙΠ

Αν δεν επιθυμούμε ο κάθε παραλήπτης να βλέπει τις διευθύνσεις των υπολοίπων, τότε επιλέγουμε την κρυφή αποστολή, με BCC. Τότε οι παραλήπτες θα έχουν την ένδειξη Το undisclosed recipients.