Τρίτη 17 Νοεμβρίου 2020

Συγκρίνουμε λίστες στην Excel, με το Conditional Formatting

0

 


Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δύο λίστες με δεδομένα (ονόματα, τηλέφωνα, διευθύνσεις κτλ.) και θέλουμε να τις συγκρίνουμε μεταξύ τους. Τι υπάρχει στη μια που δεν υπάρχει στην άλλη; Υπάρχει κάποιος εύκολος και γρήγορος τρόπος να κάνουμε τη σύγκρισή μας ή απλά θα πρέπει να το πάρουμε απόφαση ότι πρέπει να κάνουμε τον έλεγχο για το καθένα από τα δεδομένα μας; Το δεύτερο, ασφαλώς, είναι απλό αν τα δεδομένα είναι λίγα. Τι γίνεται, όμως, στην περίπτωση που οι λίστες μας περιλαμβάνουν δεκάδες ή και περισσότερα δεδομένα;

Η απάντηση στο ερώτημα ανακουφίζει, αφού ναι, υπάρχει εύκολος και γρήγορος τρόπος σὐγκρισης των δύο λιστών, με τη χρήση των δυνατοτήτων που μας δίνει η Excel.

 

 Ακολουθούμε τα πιο κάτω βήματα:

1. Τοποθετούμε τις δύο λίστες σε δύο στήλες στην Excel.

 


2. Επιλέγουμε όλα τα στοιχεία της πρώτης στήλης, και με επιλεγμένη την καρτέλα Formulas, επιλέγουμε Define Name και δίνουμε ένα όνομα, για παράδειγμα List1.




3. Επιλέγουμε όλα τα στοιχεία της δεύτερης λίστας, και επαναλαμβάνουμε το βήμα 2. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, ονομάσαμε τη δεύτερη στήλη List2. 



4. Επιλέγουμε ξανά την πρώτη λίστα, και μεταφερόμαστε στην καρτέλα Home. Από εκεί, πάμε στο Conditional Formatting και New Rule.



5. Στο παράθυρο που θα ανοίξει, επιλέγουμε πρώτα Use a formula to determine which cells to format. Ακολούθως, τοποθετούμε τη φόρμουλα:

=COUNTIF(List2,A1)=0

Η φόρμουλα αυτή δίνει την εντολή να εμφανιστούν τα στοιχεία της List1 που δεν υπάρχουν στη List2. Αν η λίστα μας βρισκόταν κάτω από τη στήλη F του αρχείου Excel, τότε στη θέση του Α1 θα γράφαμε F1.

Από εμάς εξαρτάται πώς θα εμφανιστούν, αφού μάς δίνεται η δυνατότητα formatting (Format), για τον τρόπο εμφάνισης των γραμμάτων, αν θα υπάρχει πλαίσιο γύρω από τα κουτάκια, αν αυτά θα είναι χρωματισμένα ή όχι κτλ. Στη συγκεκριμένη περίπτωση, επιλέξαμε τα στοιχεία να εμφανιστούν με bold γράμματα σε γαλάζιο φόντο.



6. Το αποτέλεσμα φαίνεται στην εικόνα πιο κάτω. Με bold γράμματα σε γαλάζιο φόντο φαίνονται τα στοιχεία της List1 που δεν υπάρχουν στη List2.



7. Αν θέλουμε να εμφανίσουμε τα στοιχεία της List2 που δεν υπάρχουν στη List1, επαναλαμβάνουμε το βήμα 5, επιλέγοντας αυτή τη φορά τη δεύτερη λίστα, όπως φαίνεται στην εικόνα πιο κάτω. Στην περίπτωση αυτή, η φόρμουλα τροποποιείται ως εξής:

 =COUNTIF(List1,B1)=0

Και εδώ, αν η List2 βρισκόταν κάτω από το γράμμα Μ του αρχείου Excel μας, τότε στη θέση του Β1 θα γράφαμε Μ1. 



8. Το αποτέλεσμα φαίνεται στην εικόνα πιο κάτω. Με bold γράμματα σε πορτοκαλί φόντο φαίνονται τα στοιχεία της List2 που δεν βρίσκονται στη List1. 



Με τον τρόπο αυτό, μπορούμε εύκολα και γρήγορα να συγκρίνουμε δύο λίστες με πολλά δεδομένα.

 



Δεν υπάρχουν σχόλια :

Δημοσίευση σχολίου