Μεταφορά ηλεκτρονικών διευθύνσεων από τη Word στο Email

Η ερώτηση είναι η εξής:

Εάν έχω μια λίστα με ηλεκτρονικές διευθύνσεις, τη μια κάτω από την άλλη, πώς μπορώ να κάνω αντιγραφή και επικόλλησή τους στη θέση του παραλήπτη, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Παρόλο που η απάντηση φαίνεται να είναι απλή -συνήθως ένα copy και paste μάς σώζει σε τέτοιες περιπτώσεις- δεν είναι. Δοκιμάστε, αν θέλετε και μόνοι σας, και θα δείτε! Χρειάζεται μια ολόκληρη διαδικασία που κανένας από μας δεν θα φανταζόταν, αν δεν ερχόταν αντιμέτωπος με αυτό το θέμα, και έψαχνε στοχευμένα για τη λύση. Και όχι, δεν χαρακτηρίζουμε ως λύση την αντιγραφή μιας μιας διεύθυνσης στον χώρο των παραληπτών του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Αυτό δεν είναι λύση, ειδικά όταν θέλει κανείς να στείλει ένα μήνυμα σε 50 παραλήπτες!

Τι κάνουμε, λοιπόν, όταν θέλουμε να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες, τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των οποίων έχουμε αποθηκευμένες στη Word? 

Λάβετε θέσεις,  και ... ξεκινούμε!

1. Ελέγχουμε αν οι διευθύνσεις που έχουμε στη Word είναι ενεργοί σύνδεσμοι (μπλε γράμματα).

2. Αν είναι ενεργοί σύνδεσμοι, τις επιλέγουμε όλες, τις αντιγράφουμε (copy) και τις επικολλούμε (paste), έτσι ώστε να μείνει μόνο το κείμενο (στις επιλογές επικόλλησης, επιλέγουμε Μόνο κείμενο/Text only).

3. Επιλέγουμε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις που δημιουργήσαμε στο βήμα 2.

4. Κάνουμε κλικ στην καρτέλα Home (Κεντρική), και επιλέγουμε Replace (Αντικατάσταση). Θα το βρούμε δεξιά στο μενού της Κεντρικής σελίδας.

5. Κάνουμε κλικ στο κουτί Find (Εύρεση του...) και γράφουμε ^p .

6. Κάνουμε κλικ στο κουτί Replace (Αντικατάσταση με...) και γράφουμε το ελληνικό ερωτηματικό (;) .

7. Κάνουμε κλικ στο Replace all (Αντικατάσταση όλων) και περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

8. Κάνουμε κλικ στο OK, και κλείνουμς το παράθυρο.

Πλέον, μπορούμε να κάνουμε αντιγραφή τον νέο κατάλογο που δημιουργήθηκε, και να τον επικολλήσουμε στα κουτιά TO, CC, BCC του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας. Πολύ πιο εύκολα, από το να αντιγράφουμε μια μια τις διευθύνσεις!

TIΠ:

Αν οι διευθύνσεις είναι φυλαγμένες σε μια στήλη στην Excel, αντιγράφουμε τη στήλη και την επικολλούμε στη Word, κρατώντας και πάλι μόνο το κείμενο, όπως στο βήμα 2 πιο πάνω.